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Muchos responsables de PYMES ya han identificado que para aumentar la productividad de su empresa se necesita mejorar los detalles operativos del día a día, reduciendo tiempo (coste) en la gestión de los elementos de información clave de la organización.

En Servadoc tan importante es la digitalización de la documentación como el análisis que se realiza inicialmente para cada proyecto que permite detectar, analizar y decidir la mejor opción.

De este modo, cobran importancia tareas como:

• Manipulación de la documentación
• Eliminación de elementos ajenos (grapas, clips,…)
• Preparación de lotes (por metadatos, materia, fechas,…): Indicadores de separación de lotes o documentos
• Parametrización de la calidad (contraste, brillo, tono y profundidad de bits, color o b/n, resolución, orientación vertical u horizontal, opciones de autogirar, simple o doble cara,…).

Servadoc garantiza el trato adecuado de los materiales teniendo en cuenta siempre la tipología y las características de éstos. Según sean documentos delicados (pergaminos, históricos,…) o documentos de uso más corriente (dossiers, facturas,…), los procesos de selección, clasificación y manipulación variarán en cada caso.

•  Tratamiento digital

→ Procesos de reconocimiento de textos (OCR), lectura de códigos de barras (OBR), reconocimiento de marcas (OMP) mediante  soluciones tecnológicas de última generación.

→ Compatibilidad con la totalidad de estándares de formato y resolución recomendados por el mundo archivístico

→ Posibilidad de generación de más de un formato y/o realizar conversiones para aquellos archivos destinados a más de un uso.

Servadoc ofrece estos servicios en diferentes modalidades, dependiendo de las necesidades reales de cada cliente:

• Servicio externalizado de digitalización, con la posibilidad de entrega en múltiples soportes: CD,DVD, Disco Duro, Gestor Documental Propio, Gestor Documental propio de cada cliente, etc.

Ejemplo: Digitalización de una colección de expedientes indexados por nombre/año/ciudad/número de expediente.

Nuestro servicio incluye el manipular los expedientes (quitar grapas, separar por expedientes,…), digitalizar todas los documentos mediante el escáner apropiado, indexarlos por nombre/año/ciudad/número y entrega al cliente con un soporte adecuado (CD, DVD, Disco Duro,…).

Del mismo modo, se podría indexar con cualquier metadato de los estándares Dublin Core, PREMIS, etc.

• Servicio combinado de externalización de servicios de digitalización con digitalización propia de cada cliente.

Servadoc se encarga de aquellas órdenes de trabajo que el cliente no pueda asumir, realizando estas tareas con el mismo formato que el propio cliente para poder tener un único repositorio en donde se encuentre toda la información necesaria en cada organización.

Ejemplo: Servadoc digitalizaría el histórico de expedientes, combinándolos con los expedientes diarios que vaya digitalizando el propio cliente.

• Implantación y Formación para garantizar autonomía del cliente

Servadoc se encargará en este caso de realizar la implantación en los propios servidores del cliente, paramtrizar el gestor para la tipología de documentos a digitalizar, configurar la calidad apropiada y formar a los usuarios para garantizar una total autonomía en su día a día.

Además, como acompañamiento y servicio de atención al cliente, Servadoc ofrece el mantenimiento de todo el sistema.

Las características más importantes del Gestor Documental Artydoc son:

• Indexación automática mediante extracción de datos e Indexación manual mediante incorporación de datos
• Facilita y agiliza la recuperación y la consulta de datos
• Máximo rendimiento de sus documentos
• Ahorro en costes, tiempo y espacio para la organización

Servadoc colabora con un equipo profesional de desarrolladores de software que trabaja en proyectos a medida, según las necesidades reales del cliente.

Soluciones concretas para optimizar la operatividad del día en día en:

• Facturas
• Albaranes de salida y entrega
• Imágenes
• Cualquier tipo de expediente
• Libros, Encuestas,….

 La actividad de Servadoc se centra en este mercado, con la premisa de convertir a formato digital cualquier documentación física, indexándola mediante parámetros que faciliten su posterior busca y consulta.

La visión de Servadoc es la de ser una empresa en continua innovación en servicios  e implantaciones relacionados con la gestión documental de calidad, con una alta productividad y rentabilidad para los clientes.

 Entre sus objetivos se encuentran:

• Ofrecer servicios de captura de datos, entendiendo como captura el paso de formatos de información físicos a electrónicos (expedientes, facturas, albaranes, diapositivas, pergaminos, imágenes,…).
• Realizar la captura de datos mediante las últimas tendencias en digitalización, que permita a los clientes:
  • Mejorar la productividad
  • Ahorrar en costes, espacio y tiempo
  • Dedicar los recursos de la empresa a la actividad propia
  • Organización de la documentación interna para su rápida consulta (añadir los metadatos necesarios a la documentación e indexarla en el gestor documental para aumentar la eficiencia y eficacia en las posteriores consultas)
• Ofrecer soluciones de gestión documental de calidad
  • Rápido acceso a la información interna
  • Accesible a cualquier usuario/departamento con los permisos necesarios
  • Confidencialidad de la información mediante políticas de seguridad de acceso y/o acciones
  • Escalabilidad de funcionalidades del Gestor Documental según las necesidades de cada cliente
  • Consultoría documental para ayudar a estructurar los espacios y definir los metadatos necesarios
  • Mantenimiento de la aplicación
  • Cumplimiento de legislación vigente
  • Acompañamiento y asesoramiento a cada organización para conseguir sus retos marcados.

Jasmine Gillman

Muchos responsables de PYMES ya han identificado que para aumentar la productividad de su empresa se necesita mejorar los detalles operativos del día a día, reduciendo tiempo (coste) en la gestión de los elementos de información clave de la organización.